Outsourcing, Solusi Sistem Informasi Masa Depan

Ditulis pada 22 July 08

Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasanya disebut dengan Sistem Informasi Sumber daya Informasi.

Sistem Informasi Sumber daya Informasi atau Information Resources Information System merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sistem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil

keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersebut. Proses ini harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, dimana, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akan dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan. Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh karyawan yang sering memicu terjadinya kemarahan yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak

manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik dan berterus terang atas apa yang sedang dihadapi perusahaan serta kenapa diambil langkah-langkah outsourcing.

Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa perusahaan membuat langkah transisi untuk menolong karyawan, misalnya jauh sebelum outsourcing diputuskan maka secara rinci dikomunikasikan dalam beberapa pertemuan untuk staf di bagian telnologi informasi, sehingga ketika outsourcing diberlakukan, maka para staf mengerti benar betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka didorong untuk memperoleh keahlian baru dibawah inisiatif perusahaaan. Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose

the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan antara lain pengetahuan dan kemampuan dalam industri yang dibidanginya (industry knowledge), kemampuan teknis, kemampuan keuangan dan kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya. Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor mediasi yang besar, yaitu struktur organisasi, SOP (Standard Operating Procedures), politik, kultur, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen. Para manajer harus waspada karena sistem informasi mampu mengubah kehidupan organisasi. Sistem informasi tidak bisa sukses merancang sistem baru atau memahami sistem yang sudah ada tanpa memahami organisasi. Para manajer perlu memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang akan dikerjakannya, serta bagaimana pengimplementasiaannya.

Outsourcing bisa menjadi solusi terbaik dalam menjaga kepastian jumlah pengeluaran perusahaan dan menekan resiko secara bersamaan. Dengan melibatkan pihak lain dalam melakukan pengawasan dan tindakan terhadap sebagian dari kegiatan operasional sehari-hari, perusahaan akan memperoleh kemudahan untuk bisa lebih serius menangani bisnis utamanya. Bisnis teknologi informasi pun memiliki prospek yang cukup cerah di masa depan. Apalagi teknologi informasi adalah dunia yang perubahan paradigma dan solusinya bergerak sangat cepat. Maka tentunya para pengguna barang atau jasa teknologi informasi akan lebih minim dalam resiko jika mereka melakukan kerjasama outsourcing.

Dengan waktu kerjasama yang relatif pendek, sistem pembayaran yang luwes dan skema kerjasama yang dapat dihentikan di tengah masa kerjasama, para pelaku usaha akan cenderung memilih solusi tersebut dibandingkan jika harus secara mandiri membangun divisi yang khusus mengelolanya

Tags: ,