Untuk memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian kembali dokumen penting di pemerintahan, diperlukan bantuan perangkat komputer baik software ataupun hardwarenya, sehingga dokumen dapat disimpan secara elektronik atau digital. Jadi, setiap saat dokumen tersebut diperlukan maka dengan mudah dapat ditampilkan dan dicetak. Namun dengan bervariasinya perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah dokumen, dapat menghasilkan dokumen dengan format yang berbeda sehingga tingkat interoperabilitasnya menjadi masalah. Begitu juga tingkat keterbacaan dokumen menjadi sulit bahkan tidak dapat dibaca oleh software baru sekalipun.
Hal tersebut merupakan salah satu kondisi saat ini yang sedang dihadapi dan perlu solusi, kondisi lainnya adalah (1) setiap orang, akademisi, pemerintah, bisnis dan berbagai komunitas berhubungan satu dengan lainnya, (2) kebutuhan untuk mengakses data dan domuken semakin tingi, (3) hampir setiap orang membutuhkan sumber dokumen dari rekan kerjanya, (4) tidak semua institusi menggunakan software yang sama, (5) tidak semua institusi menggunakan format yang sama, dan (6) tidak semua software dapat membuka format software lainnya.
Dengan memperhatikan kondisi tersebut diatas maka munncul permasalahan baru, antara lain (1) kesulitan mengakses dokumen orang lain, (2) kesulitan bekerjasama dengan organisasi lain, (3) kesulitan dalam pertukaran dokumen.
Kesulitan tersebut terjadi antara lain disebabkan oleh (1) format dokumen yang bergantung pada software tertentu saja, (2) software dibuat oleh vendor tententu, (3) spesifikasi format dokumen hanya diketahui vendor yang bersangkutan saja, (4) format dokumen sangat bergantung pada kebijakan vendor.
Muncul masalah lain yaitu jika vendor tidak lagi mendukung format lama dan pindah ke format baru maka ribuan bahkan jutaan dokumen dalam format lama tidak terbaca. Jika vendor dan softwarenya sudah tidak eksis lagi maka dokumen yang bertahun-tahun lalu dengan format lama tidak dapat diakses.
Maka solusinya adalah (1) menggunakan format yang sama untuk semua software berjenis sama, (2) semua vendor dan publik tahu spesifikasi format dokumen yang dipakai, (3) spesifikasi format dokumen mudah dipahami dan diimplementasikan kapanpun diperlukan, (4) meneerapkan keberadaan open standard untuk format dokumen.
Mengapa harus open standard? Alasannya adalah utnuk (1) meningkatkan interoperabilitas, (2) menghindari adanya vendor lock-in, (3) menurunkan biaya peneluaran untuk rolayti, (4) mengendalikan kompetisi developer software, (5) memungkinkan adanya substitutiability, dan (6) kebebasan memilih aplikasi software.
Open standard mempunyai karakteristik berikut (1) ketersediaan semua spesifikasinya untuk dibaca dan diimplementasikan, (2) memaksimalkan pilihan aplikasi software, (3) tidak ada royalti, (4) tidak ada diskriminasi terhadap vendor tertentu, (5) dapat dikembangkan menjadi subset standar yang lain, (6) dapat diimplementasikan di berbagai negara, dan (7) spesifikasi yang terbuka untuk umum.
Keuntungan bila mengimplementasi format dokumen terbuka adalah (1) dapat menghindari adanya monopoli suatu vendor, (2) memberikan banyak pilihan, (3) format file benar-benar terbuka, sehingga untuk kedepannya software akan dapat selalu dikembangkan berdasarkan spesifikasi format dokumen yang jelas, (4) implementasi format dokumen sangatlah efektif dalam hal biaya, dikarenakan setiap aplikasi yang mengimplementasikannya akan menyediakan harga yang kempetitif, hal ini termasuk juga dalam solusi open source, sangat membantu para pengguna dengan tidak harus membeli software tertentu untuk dapat mengakses informasi yang diinginkan.
Kendala bila menggunakan format dokumen terbuka adalah (1) masa adaptasi, merupakan suatu hal baru untuk diimplementasikan seiring sebagian besar para pengguna yang sudah kompatibel dengan aplikasi software tententu, (2) turunnya tingkat produktifitas kinerja, dengan adanya permasalahan seperti dibutuhkannya adaptasi software yang terlalu lama makan akan menimbulkan dampat negatif yaitu akan turut menurunnya tingkat produktifitas kinerja.
Sebagai suatu gambaran bagaimana kebijakan di Luar negeri untuk mengadopsi format dokumen terbuka. Dimulai dengan adanya gagasan mengenai diperlukannya suatu format dokumen standar untuk pertukaran dokumen antar menteri/lembaga yaitu ODF (Open Docoment Format) sesuai ISO International Standard Organization) yang berlaku. Kemudian di bentuk Tim untuk mendiskusikan kriteria yang akan dijadikan standar format dokumen. Pengambilan keputusan dilakukan pemerintah untuk menggunakan ISO sebagai format dokumen dengan syarat bahwa kondisi pada saat menggunakan ODF harus kompatibel dengan sistem yang ada sebelumnya; tidak menutup kemungkinan terjadi perubahan kabijakan sejalan dengan perkembangan format ISO; perubahan implementasi harus membawa efek positif bagi pemerintahan.
Salah satu solusi untuk melindungi dokumen pemerintah adalah dengan menggunakan dokumen yang sama dengan mengacu pada format yang berlaku secara internasional. Misalnya untuk aplikasi perkantoran dapat menggunakan Open Document Format (ODF) yang sudah di sahkan oleh International Standard Organization (ISO) dan International Electrotechnical Commission (IEC) No. 26300 pada tanggal 3 Mei 2006. ODF mendukung pengambilan informasi dan pertukaran domuken tanpa harus berhubungan dengan aplikasi atau platform yang digunakan ketika membuat dokumen tersebut. Ekstensi format file untuk perkantoran ini meliputi .odt untuk format teks pada wordprocessing, .odp untuk format data presentasi, .ods format data untuk spreadsheet, .odg format data untuk grafik, dan .odf format data untuk formula persamaan matematika.
Penulis :
Engkos Koswara (Staf Ahli Menristek Bidang TIK)
Idwan Suardi (Deputi Menristek Bidang Pendayagunaan dan Pemanfaatan Iptek)
Kemal Prihatman (Asisten Deputi Menristek Bidang Pengembangan dan Pemanfaatan TI)
