Peradaban manusia saat ini tidak terlepas dari penggunaan komputer oleh sebagian besar penduduk dunia dan di hampir semua bidang. Pada umumnya penggunaan komputer di sektor pemerintahan, swasta, maupun masyarakat dimanfaatkan sebagai alat bantu kerja. Meluasnya pemakaian komputer tersebut menyebabkan kegiatan  digitalisasi menjadi semakin marak,  berbagai  data/informasi, lagu  dan video dapat terkumpul secara elektronik,  dalam  format Compact Disc – MPEG-1 Audio Layer III (MP3) dan (MP4)  juga media  elektronik lainnya. Dengan demikian, tahapan kemajuan suatu peradaban  yang telah dihasilkan oleh manusia ribuan tahun lalu, dapat ditelusuri melalui “dokumen” yang ada.

Perbedaan utama dari dokumen dalam era digital adalah bentuknya yang tidak lagi fisik semata. Komputer memungkinkan data/informasi dapat disimpan secara elektronik ke dalam database,  file elektronik dan direkam dalam tape magnetik, disk dan sebagainya. Ini adalah sebuah revolusi besar dalam teknologi “dokumentasi”. Dokumen atau informasi yang terdapat dalam dokumen tidak lagi dalam bentuk fisik,  sehingga  tidak dapat dibaca secara langsung. Jika semula  dokumen elektronik masih dicetak di atas kertas,  dengan penggunaan komputer,  email dan internet menjadi lebih banyak dipilih, sehingga semakin banyak pula dokumen yang tidak dibuat dalam bentuk cetak. Dan dokumen yang beralih ke dalam bentuk elektronik, tidak hanya terbatas pada dokumen baru, tetapi juga pada  dokumen lama yang saat ini mulai dikonversi ke dalam format digital. Kindle, sebuah proyek ambisius dari Amazon.com, menyediakan alat baca untuk buku elektronik (e-book).. seperti halnya  ‘Google Books Library Project’ yang bekerjasama dengan beberapa perpustakaan utama untuk mengkonversi buku-buku ke dalam format digital.

Digitalisasi dan sejarah

Dengan banyaknya dokumen yang terdigitalisasi, akan mempunyai arti penting dalam sejarah. Peradaban dan kebudayaan manusia, dan masyarakat serta pemerintah memperoleh kemudahan dalam mengakses dokumen. Berbagai dokumen pemerintah seperti undang-undang, surat kepemilikan tanah, dan sebagainya yang telah berusia ratusan tahun  menjadi mudah untuk dapat diakses. Terkait dengan pentingnya suatu dokumen/informasi bagi perkembangan peradaban manusia, format penyimpanan menjadi suatu masalah yang mempunyai arti penting.  Untuk itu standarisasi atas format dokumen sangat diperlukan. Dari sekian banyak format dokumen yang ada, pemerintah dirasa perlu menentukan secara arif dan bijaksana, format dokumen mana yang akan dijadikan standar untuk digunakan oleh instansi pemerintah . Pilihan standar yang dipakai pemerintah nantinya akan mempengaruhi standar  yang digunakan masyarakat.

International Organization for Standardization (ISO). saat ini tengah menjadi pusat perhatian. Berbagai standar  untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang dibuat dari aplikasi perkantoran telah banyak dibuat. Dengan standar tersebut, memungkinkan dokumen untuk dibuat oleh satu aplikasi dan dapat dimengerti oleh aplikasi lain. Sebagai contoh:  suatu laporan bisnis yang dibuat dengan menggunakan Microsoft Word di atas sistem operasi Windows, dimungkinkan untuk dirubah oleh orang lain yang menggunakan Pages pada Apple Mac dan kemudian finalisasi dari dokumen tersebut dilakukan oleh seseorang yang menggunakan Open Office Writer di atas Linux.

Dari berbagai format dokumen tersebut, terdapat format yang sudah diadopsi sebagai standar internasional oleh ISO  untuk format file pertukaran dokumen yaitu Portable Document Format (PDF), adalah sebuah format file bentuk digital yang diciptakan oleh Adobe Systems pada tahun 1993. Digunakan untuk membaca dan pertukaran dokumen elektronik. PDF bersifat independen terhadap aplikasi perangkat lunak, perangkat keras dan sistem operasi. PDF sebagai standar terbuka secara resmi dipublikasikan oleh ISO pada 1 Juli 2008 dengan kode  ISO 32000-1:2008. Sedangkan untuk format dokumen yang bisa diedit adalah terdapat dua standar, yaitu Open Document Format dan  Office Open Extensible Mark Up Language (OOXML).

Salah satu standard ISO yang digunakan untuk pembuatan dokumen yang dapat diedit adalah Open Document Format(ODF), yaitu sebuah format file untuk dokumen elektronik perkantoran seperti dokumen teks, spreadsheet, grafik, presentasi dan pengolah kata. Ekstensi nama file yang digunakan ODF untuk jenis dokumen teks adalah *.odt; untuk jenis dokumen spreadsheet adalah *.ods; untuk jenis dokumen presentasi adalah *.odp dan untuk dokumen bentuk grafis memiliki ektensi *.odg. Standard ini pada mulanya dikembangkan oleh Sun Microsystems Inc, kemudian diadopsi oleh organisasi OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) sebagai salah satu standard terbuka. Pada bulan Mei 2006, ODF secara bulat disetujui untuk diadopsi sebagai standar internasional oleh ISO dan IEC (The International Electrotechnical Commission) dengan kode ISO/IEC 26300:2006.

Open document

Sejak resmi menjadi standar internasional, banyak negara telah mengadopsi ODF. Pengadopsian ODF oleh beberapa negara cukup bervariasi, antara lain menjadikannya sebagai satu-satunya standar dan wajib diimplementasikan; Merekomendasikan tapi tidak mewajibkan; Menjadikannya sebagai standar dalam kerangka interoperabilitas aplikasi pemerintahan; Mewajibkan penggunaan standar hanya dalam batas negara bagian ataupun instansi pemerintahan tertentu; dan ada yang mewajibkan dengan memberikan panduan untuk migrasi dalam jangka waktu tertentu.Beberapa negara yang telah mengadopsi ODF dalam pengelolaan dokumen, antara lain: Argentina, Australia, Austria, Belgium, Brazil, China, Croatia, Czech Republic, Denmark, Finland, France, Germany, Hong Kong, India, Italy, Japan, Korea, Libya, Malaysia, Netherlands, Norway, Russia, South Africa, Spain, Switzerland, UK, USA, dan Venezuela.

Beberapa aplikasi perkantoran yang mendukung ODF antara lain OpenOffice yang merupakan referensi implementasi untuk ODF, StarOffice, varian dari OpenOffice, versi komersial dari Sun Microsystems, Koffice, Google Docs & Spreadsheet dan banyak lagi.  Disisi lain, pada bulan Mei 2008, Microsoft sebagai salah satu produsen software perkantoran terbesar mengumumkan bahwa Microsoft Office 2007, Service Pack 2 akan mendukung ODF secara native. Microsoft akan memberikan opsi untuk menjadikan ODF 1.1 dan juga PDF sebagai default format, baik melalui installer maupun melalui opsi setting. Sementara itu dukungan terhadap format yang diciptakan mereka sendiri, ISO 29500, tidak akan diimplementasikan sampai dengan versi baru, yaitu Office 14 diluncurkan.

Standard lain yang telah diadopsi oleh ISO untuk pembuatan dokumen adalah OOXML dengan kode ISO/IEC DIS 29500. OOXML atau sering disebut OpenXML merupakan suatu format file untuk merepresentasikan dokumen spreadsheet, presentasi, chart dan word. Sebuah file OOXML terdiri dari file berbasis XML yang dikompres kedalam suatu paket yang terkompresi (ZIP). Ekstensi nama file yang digunakan untuk OOXML adalah *.docx untuk jenis dokumen teks; *.xlsx untuk dokumen bentuk spreadsheet; dan *.pptx untuk jenis dokumen presentasi.

Format dokumen

Melihat pentingnya arti  suatu dokumen, baik untuk masa kini maupun yang akan datang, maka pemerintah perlu untuk menentukan format dokumen yang akan digunakan. Beberapa landasan pemikiran yang mendasari penetapan suatu format dokumen antara lain:

1. Dampak terhadap pelayanan masyarakat/publik. Dengan semakin berkembangnya aplikasi e-Government, baik antar instansi pemerintahan (G to G) maupun antara instansi pemerintah ke masyarakat (G to C dan G to B), format dokumen yang dipergunakan oleh pemerintah akan mempengaruhi aplikasi yang digunakan oleh masyarakat untuk mengakses suatu dokumen. Lebih lanjut perlu memberi pilihan aplikasi yang akan digunakan dan menjamin apapun  jenis komputer yang dimiliki konsumen/pengguna tetap dapat saling saling berinteraksi satu dengan yang lain. Namun apabila pemerintah menetapkan penggunaan format dokumen dengan sistem operasional proprietary, maka masyarakat wajib membeli aplikasi proprietary  relatif mahal, untuk mendukung penggunaan legal.
2. Berbagai Aplikasi Perkantoran menggunakan format yang berbeda dan tidak kompatibel. Keadaan ini akan menyulitkan dalam pertukaran dokumen, seperti dokumen tidak terbaca, tampilan tidak sempurna, perlunya mengkonversi dokumen  bahkan mengakibatkan isi dokumen menjadi tidak lengkap.
3. Kompatibilitas dan keberlangsungan dokumen. Untuk memastikan bahwa format dokumen tetap dapat diakses secara lengkap di masa datang, pilihan suatu format dokumen yang hanya didukung oleh satu vendor sangat berisiko, Hal ini  terkait dengan keberadaan vendor yang belum tentu ada, sebagai contoh: aplikasi Wordstar, sebuah aplikasi pengolah dokumen yang paling terkenal di masa yang lalu, saat ini sudah tidak ada lagi. Dengan demikian, adanya penggunaan suatu standar memungkinkan banyak vendor yang mengimplementasikan format tersebut. Kalaupun vendor-vendor tersebut sudah tidak ada, spesifikasi yang dipublikasikan masih dimungkinkan secara mudah dibuat aplikasi baru sehingga format tersebut  tersebut dapat terbaca. Dengan kata lain, interoperabilitas antar dokumen yang dihasilkan secara  langsung mendapat jaminan dari pemilihan standard, dan dokumen yang dibuat dengan satu produk pada suatu komputer tetap bisa digunakan pada produk dan komputer yang berbeda.
4. Pertimbangan ekonomi. Pertimbangan biaya berupa ongkos total yang harus dikeluarkan, seperti: biaya pembelian perangkat lunak, perawatan, biaya pelatihan, biaya yang harus dikeluarkan apabila ingin beralih ke aplikasi lain (cost of exit), dan sebagainya. Jelas disini bahwa biaya mengakses suatu dokumen oleh masyarakat harus terjangkau. Selain itu perlu dipertimbangkan pula terciptanya peluang ekonomi bagi masyarakat, baik dalam sektor perdagangan maupun dalam segi pengembangannya, perawatan dan pelatihan aplikasi yang digunakan.
5. Faktor keamanan. Semakin tertutup sebuah standar, semakin susah untuk mendeteksi apa yang ada di dalam spesifikasi standar tersebut. Hal ini sangat memungkinkan bila ada kode tertentu yang dimasukkan ke dalam spesifikasi  sdttersebut. Ini berlaku tidak hanya terhadap format dokumen, tetapi juga pada aplikasi, sistem operasi yang digunakan untuk mengakses dokumen, termasuk jaringan dan sebagainya. Sehingga bukan suatu hal yang berlebihan bila terdapat satu saja kelemahan dari suatu sistem yang digunakan akan menjadi celah untuk menembus keamanan suatu sistem komputer.

Kemal Prihatman – Asisten Deputi Pengembangan dan Pemanfaatan Teknologi Informasi, Kementerian Negara Riset dan Teknologi